Office Manager (Ref.2898)

De kernactiviteit van onze klant bestaat uit het ontwikkelen, verhuren en beheren van warehouses en distributiecentra.   Zij ontwikkelen, verhuren en beheren toekomstbestendige magazijnen, die worden gebruikt door toonaangevende klanten en merken. Zij hanteren hoge kwaliteitsnormen en een langetermijnvisie om te helpen bouwen aan een gezonde toekomst voor de logistieke sector in de Benelux.  Het betreft een groeiende KMO met 35 werknemers.

Jobomschrijving

Als Office Manager ondersteun je de bedrijfsvoering door het proactief beheren van uiteenlopende office disciplines.   Je bent bij uitstek het gezicht en uithangbord van de firma en je vertegenwoordigd de bedrijfscultuur en het DNA in woord en persoon.   Je ondersteunt je collega’s met practische vragen en maakt ze wegwijs binnen de organisatie.

Hospitality, administratie en facilitaire zaken:

  • Ontvangst van bezoekers en beantwoorden telefoons.
  • Inplannen van meetings en organiseren van inkoopsessies.
  • Voorraadbeheer kantoorbenodigdheden (food & beverage, office supplies).
  • Kantooraankleding (planten, inrichting etc.)
  • Bestellen van lunch.
  • Organisatie en ondersteuning van interne en externe events.
  • Beheren van administratieve taken en procedures zoals Docstream.
  • Opstellen en beheren van office management budgetten.

Ondersteuning Legal Cousel:

  • In samenspraak met de legal counsel ben je verantwoordelijk voor de uitvoering en opvolging van diverse administratieve en paralegal werkzaamheden.
  • Uitgaande en inkomende correspondentie (aangetekende zendingen).
  • Documenten en template beheer (Docstream/juridische folder).
  • Assistentie bij grote transacties (documenten, handtekeningen, UBO, filing).

Ondersteuning Project Management:

  • In samenspraak met de project managers ben je verantwoordelijk voor de uitvoering en opvolging van diverse administratieve werkzaamheden.
  • Input van gegevens ter ondersteuning van de externe project managers.
  • Uitgaande en inkomende correspondentie.
  • Beheer van aannemingsovereenkomsten.
  • Assistentie bij administratieve taken (documentenbeheer en filing).

Ondersteuning Human Resources:

  • Onboarding nieuwe collega’s (laptops, business cards, badgebeheer, etc.).
  • Verstrekken en beheer van carpolicy.
  • Verlofadministratie.
  • Beheer en ondersteuning van diverse softwaresystemen.

Je rapporteert aan de CFO.

Profiel

  • Je hebt reeds ervaring in een relevante functie en je hebt de goesting om je te bijten in deze uitdagende en vooral gevarieerde job.
  • Je hebt een goede kennis van Office-pakketten.
  • Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Engels.
  • Je hebt een vlotte en klantgerichte persoonlijkheid met een “I can do it” attitude.
  • Je bent communicatief sterk en je hebt een verzorgd  voorkomen.
  • Je beschikt over goede organisatorische capaciteiten, je bent proactief en resultaatgericht.
  • Je bent administratief sterk en vooral zeer nauwkeurig.  Je doet een correcte opvolging van je dossiers en je bent in staat om achter de dingen aan te gaan indien nodig.
  • Je neemt initiatieven en kan zelfstandig werken. “Je ziet werk” en je kan snel schakelen indien nodig.
  • Tenslotte heb je een flexibele instelling en ben je een teamplayer gezien je nauw zal samenwerken met je collega’s.

Aanbod

  • Een zeer afwisselende functie met veel contacten in een zeer leuke werkomgeving.
  • Je komt terecht in een dynamische KMO met een vlakke structuur, een open communicatie en een super werksfeer.
  • Een functie waar er ruimte is voor initiatief.
  • Een marktconform salaris aangevuld met een laptop, een gsm abonnement, een groeps- en hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, ecocheques een een 13-de maand.
  • Tevens is er een gratis lunch op maandag, is er wekelijk vers fruit en is er een bier-uurtje op vrijdag.
  • Tenslotte zijn er glijdende werkuren en 27 verlofdagen.
Job Overview

Sign in

Sign Up

Forgotten Password

Zoek snel een job

Deel op sociale media